Wann ist eine Unterschrift ungültig?

• Eine Unterschrift ist ungültig, wenn sie keiner bestimmten Person eindeutig zugeordnet werden kann oder keine individuellen Merkmale aufweist.
• Unterschriften, die unter Zwang, Drohung oder im Scherz geleistet wurden, sind nicht rechtsverbindlich.
• Eine Unterschrift muss nicht lesbar sein, aber sie muss genügend individuelle Merkmale enthalten, um den Unterzeichner zu identifizieren.
• Einfache Zeichen wie ein Kreuz, ein Haken oder ein Smiley gelten in den meisten rechtlichen Zusammenhängen nicht als gültige Unterschrift.
• Eingescannte Unterschriften, die in Dokumente eingefügt werden, haben eine sehr geringe Beweiskraft und sind bei Dokumenten mit Schriftformerfordernis ungültig.
• Elektronische Unterschriften sind für die meisten Geschäftsdokumente gültig, aber bestimmte Dokumente (wie Kündigungen von Arbeitsverhältnissen) erfordern entweder eine handschriftliche Unterschrift oder eine Qualifizierte elektronische Signatur (QES).
• Die Form der Unterschrift muss zu den gesetzlichen Anforderungen des jeweiligen Dokumenttyps passen.

Bevor man versteht, wann eine Unterschrift ungültig ist, hilft es zu wissen, was sie gültig macht. Die Anforderungen sind einfacher als die meisten Menschen erwarten, aber sie sind eindeutig.

Eine gültige Unterschrift muss drei Bedingungen erfüllen:

1. Sie muss vom Unterzeichner persönlich angebracht werden. Die Unterschrift muss von der Person stammen, die unterschreiben soll. Wenn jemand anderes ohne ordnungsgemäße Vollmacht in Ihrem Namen unterschreibt, ist die Unterschrift ungültig.

2. Sie muss den Willen zur Unterzeichnung zeigen. Wer seine Unterschrift auf ein Dokument setzt, erklärt damit sein Einverständnis mit dem Inhalt oder nimmt diesen zur Kenntnis. Wurde die Unterschrift im Scherz oder als Test geleistet, hat sie kein rechtliches Gewicht.

3. Sie muss einer Person zugeordnet werden können. Die Unterschrift braucht genügend individuelle Merkmale, damit sie auf eine bestimmte Person zurückgeführt werden kann. Das bedeutet nicht, dass sie lesbar sein muss, aber sie muss mehr sein als ein zufälliges Zeichen.

In Deutschland verlangt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), dass eine Unterschrift ein handschriftlicher Namenszug ist, der den Unterzeichner identifiziert und individuelle Merkmale aufweist. Gerichte haben wiederholt festgestellt, dass die Unterschrift zumindest andeutungsweise auf einen Namen schließen lassen muss, auch wenn einzelne Buchstaben nicht klar erkennbar sind.

Hier sind die konkreten Fälle, in denen eine handschriftliche Unterschrift als ungültig angesehen werden kann.

1. Der Unterschrift fehlt die Individualität

Ein gerader Strich, ein einzelner Punkt, ein Haken oder ein Smiley stellen keine gültige Unterschrift dar. Deutsche Gerichte verlangen, dass eine Unterschrift individuelle, charakteristische Merkmale enthält, die die Identität des Unterzeichners widerspiegeln. Ein Namensstempel oder Druckbuchstaben erfüllen diese Anforderung ebenfalls nicht, weil sie nichts Persönliches oder Einzigartiges enthalten.

Der entscheidende Test, den Gerichte anwenden: Könnte dieses Zeichen von jeder beliebigen Person stammen, oder gehört es eindeutig zu einer bestimmten Person?

2. Die Unterschrift wurde im Scherz geleistet

Nach deutschem Recht ist eine Willenserklärung, die nicht ernst gemeint war (Scherzerklärung, § 118 BGB), nichtig. Wer einen Vertrag aus Spaß unterschreibt, ist daran nicht gebunden. Das Gesetz betrachtet eine solche Erklärung als nicht ernst gemeint und erkennt ihr daher keine rechtliche Wirkung zu.

Allerdings kann es im Nachhinein schwierig sein zu beweisen, dass eine Unterschrift als Scherz gemeint war. Wenn die andere Partei keinen Grund hatte anzunehmen, dass Sie nicht ernst gemeint haben, könnte ein Gericht die Unterschrift dennoch als gültig betrachten.

3. Die Unterschrift wurde unter Zwang oder Drohung geleistet

Eine Unterschrift, die unter Zwang, Erpressung oder Drohung abgegeben wurde, ist ungültig. Nach § 123 BGB kann eine Person, die rechtswidrig zur Unterzeichnung eines Dokuments gedrängt wurde, die Gültigkeit des Vertrags anfechten. Der historische lateinische Zusatz „coactus feci" (zu Deutsch: „Ich habe dies unter Zwang getan") wird manchmal neben einer Unterschrift angebracht, um zu signalisieren, dass sie unfreiwillig geleistet wurde. Allerdings macht das bloße Hinzufügen dieses Zusatzes die Unterschrift nicht automatisch ungültig.

4. Der Unterzeichner war nicht geschäftsfähig

Wenn eine Person zum Zeitpunkt der Unterzeichnung nicht geschäftsfähig war, ist die Unterschrift ungültig. Dazu gehören Minderjährige (mit Einschränkungen), Personen, die geistig nicht in der Lage waren, die Tragweite zu erfassen, oder Personen, die unter dem Einfluss von Substanzen standen, die ihr Urteilsvermögen beeinträchtigten. Nach §§ 104-105 BGB sind Willenserklärungen von dauerhaft geschäftsunfähigen Personen nichtig.

5. Der Unterzeichner hatte keine Vertretungsbefugnis

Wenn jemand im Namen einer anderen Person oder eines Unternehmens unterschreibt, ohne dafür bevollmächtigt zu sein, ist die Unterschrift ungültig. Im geschäftlichen Kontext ist dies besonders relevant bei Kürzeln wie „i.A." (im Auftrag) oder „i.V." (in Vollmacht). Nach § 179 BGB kann eine Person, die ohne Vollmacht unterschreibt, persönlich für den Vertrag haftbar gemacht werden.

6. Die Unterschrift ist gefälscht

Eine gefälschte Unterschrift ist immer ungültig. Wenn jemand die Unterschrift einer anderen Person ohne deren Wissen oder Zustimmung kopiert oder nachahmt, hat das daraus resultierende Dokument keine rechtliche Wirkung für die Person, deren Unterschrift gefälscht wurde. Dies stellt eine Urkundenfälschung dar (§ 267 StGB) und ist eine Straftat.

7. Initialen oder Abkürzungen sind zu stark verkürzt

Die Verwendung nur des Anfangsbuchstabens des Vornamens ist in der Regel akzeptabel, wenn der Nachname vollständig ausgeschrieben wird. Wenn jedoch sowohl Vor- als auch Nachname so stark abgekürzt sind, dass der Schriftzug keiner bestimmten Person zugeordnet werden kann, können Gerichte ihn als ungültig betrachten. Die allgemeine Regel: Die Unterschrift muss zumindest andeutungsweise den vollständigen Namen erkennen lassen.

Selbst eine einwandfreie Unterschrift kann rechtlich bedeutungslos werden, wenn sie auf dem falschen Dokumenttyp oder im falschen Format angebracht wird. Hier machen viele Unternehmen kostspielige Fehler.

Schriftformerfordernis

Das deutsche Recht verlangt für bestimmte Dokumente die Schriftform (§ 126 BGB). Das bedeutet, das Dokument muss physisch mit einer handschriftlichen Unterschrift auf Papier unterzeichnet werden. Alternativ kann eine Qualifizierte elektronische Signatur (QES) gemäß der eIDAS-Verordnung verwendet werden.

Dokumente, die in Deutschland die Schriftform erfordern:

• Kündigung von Arbeitsverhältnissen (§ 623 BGB)
• Befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
• Gewerbliche Mietverträge mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr (§ 550 BGB)
• Bürgschaftserklärungen (§ 766 BGB)
• Verbraucherdarlehensverträge (§ 492 BGB)
• Arbeitszeugnisse (§ 630 BGB, § 109 GewO)

Wenn Sie für eines dieser Dokumente eine einfache elektronische Signatur, eine eingescannte Unterschrift oder eine E-Mail verwenden, gilt die Unterschrift als ungültig und das Dokument kann nichtig sein.

Ein reales Gerichtsurteil verdeutlicht dies: Im März 2022 entschied das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg, dass ein befristeter Arbeitsvertrag, der nur mit einer eingescannten Unterschrift per E-Mail zugestellt worden war, unwirksam ist. Das Gericht stellte fest, dass eine eingescannte Unterschrift das Schriftformerfordernis nach § 126 BGB nicht erfüllt. Die Befristungsklausel war damit nichtig, und der Arbeitsvertrag wurde als unbefristet behandelt.

Dokumente mit Beurkundungspflicht

Einige Dokumente gehen noch weiter und erfordern eine notarielle Beurkundung. Dazu gehören Grundstückskaufverträge (§ 311b BGB) und die Übertragung von GmbH-Anteilen. Hier reicht weder eine einfache handschriftliche Unterschrift noch eine elektronische Signatur aus. Die Unterschrift muss in Anwesenheit eines Notars geleistet werden.

Elektronische Signaturen unterliegen eigenen Regelungen nach der eIDAS-Verordnung der EU (Verordnung Nr. 910/2014). Für Unternehmen, die Verträge digital unterzeichnen, ist das Verständnis dieser Regelungen entscheidend.

Die drei Stufen elektronischer Signaturen

Einfache elektronische Signatur (EES): Jedes elektronische Zeichen, das den Willen zur Unterzeichnung ausdrückt, zum Beispiel ein getippter Name, eine auf dem Touchscreen gezeichnete Unterschrift oder ein eingescanntes Unterschriftsbild. Gültig für die meisten alltäglichen Geschäftsverträge, bei denen keine bestimmte Form gesetzlich vorgeschrieben ist.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, in der Lage, den Unterzeichner zu identifizieren, mit Mitteln erstellt, die unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners stehen, und so mit dem Dokument verbunden, dass nachträgliche Änderungen erkannt werden. Höhere Beweiskraft als die EES.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Eine fortgeschrittene Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat basiert, das von einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wurde. Dies ist die einzige elektronische Signatur, die nach EU-Recht der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist (Art. 25 Abs. 2 eIDAS).

Wann elektronische Signaturen ungültig werden

Falsche Stufe für das Dokument verwendet. Wenn ein Dokument die Schriftform erfordert, genügt nur eine QES oder eine handschriftliche Unterschrift auf Papier. Die Verwendung einer EES oder FES für ein solches Dokument macht die Signatur für diesen Zweck unwirksam.

Abgelaufenes oder widerrufenes Zertifikat. Eine QES basiert auf einem digitalen Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters. Wenn das Zertifikat zum Zeitpunkt der Unterzeichnung abgelaufen oder widerrufen war, ist die Signatur technisch ungültig.

Dokument wurde nach der Unterzeichnung verändert. Wenn das unterzeichnete Dokument nach dem Anbringen der elektronischen Signatur verändert wurde, wird die Signatur ungültig. Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen enthalten Integritätsprüfungen, die nachträgliche Änderungen erkennen.

Die Identität des Unterzeichners wurde nicht ordnungsgemäß überprüft. Bei FES und QES muss der Unterzeichner durch ein verifiziertes Verfahren identifiziert werden. Wenn die Identitätsprüfung fehlerhaft war oder umgangen wurde, kann die Signatur angefochten werden.

Ist eine eingescannte Unterschrift gültig?

Eine eingescannte Unterschrift, die in ein PDF oder Word-Dokument eingefügt wird, gilt als Einfache elektronische Signatur (EES). Sie ist für Dokumente ohne Formerfordernis grundsätzlich gültig. Ihre Beweiskraft ist jedoch äußerst gering, da jede Person das Bild kopieren und einfügen könnte. Bei Dokumenten mit Schriftformerfordernis ist eine eingescannte Unterschrift ausdrücklich unwirksam.

Diese Unterscheidung ist entscheidend und wird häufig missverstanden.

Rechtsgültigkeit bedeutet, dass die Unterschrift die gesetzlich vorgeschriebenen formalen Anforderungen erfüllt. Ein Vertrag, der in der richtigen Form unterzeichnet wurde, ist rechtsgültig und durchsetzbar.

Beweiskraft beschreibt, wie gut die Unterschrift vor Gericht als Beweis dienen kann. Eine Unterschrift mag formal gültig sein, aber wenn Sie nicht nachweisen können, wer wann unterschrieben hat und dass das Dokument danach nicht verändert wurde, hält sie möglicherweise einem Rechtsstreit nicht stand.

Eine handschriftliche Unterschrift auf Papier hat eine hohe Beweiskraft, weil eine Schriftanalyse den Unterzeichner bestätigen kann. Eine Qualifizierte elektronische Signatur hat die höchste Beweiskraft unter den elektronischen Signaturen, weil die Identität des Unterzeichners durch eine zertifizierte Stelle verifiziert wird und jede Änderung am Dokument erkennbar ist.

Eine Einfache elektronische Signatur (wie ein getippter Name in einer E-Mail) ist für viele Dokumente rechtsgültig, hat aber eine geringe Beweiskraft, weil sie leicht nachgeahmt werden kann.

Ob Sie auf Papier oder digital unterschreiben: Diese Maßnahmen schützen Sie vor Streitigkeiten über ungültige Unterschriften.

Passen Sie die Unterschrift an die Dokumentanforderungen an. Prüfen Sie vor jeder Unterzeichnung, ob das Dokument die Schriftform, eine notarielle Beurkundung oder keine bestimmte Form erfordert. Im Zweifelsfall wählen Sie eine sicherere Methode als die, die Sie für nötig halten.

Verwenden Sie Ihren gleichbleibenden, persönlichen Namenszug. Ihre Unterschrift sollte individuelle Merkmale aufweisen und zumindest andeutungsweise Ihren Namen erkennen lassen. Vermeiden Sie übermäßig abstrakte Zeichen, die vor Gericht angefochten werden könnten.

Unterschreiben Sie niemals unter Druck. Wenn Sie sich unter Zwang gesetzt fühlen, unterschreiben Sie nicht. Dokumentieren Sie die Situation und holen Sie rechtlichen Rat ein, bevor Sie fortfahren.

Prüfen Sie die Vollmacht, bevor Sie für andere unterschreiben. Wenn Sie für ein Unternehmen oder eine andere Person unterschreiben, stellen Sie sicher, dass Sie eine ordnungsgemäße schriftliche Vollmacht haben. Die Verwendung von „i.A." oder „i.V." ohne tatsächliche Vertretungsbefugnis kann die Unterschrift ungültig machen und eine persönliche Haftung begründen.

Nutzen Sie für elektronische Unterschriften eine vertrauenswürdige E-Signatur-Plattform. Eine zuverlässige Lösung stellt sicher, dass die richtige Signaturstufe (EES, FES oder QES) angewendet wird, erstellt ein manipulationssicheres Prüfprotokoll und verifiziert die Identität des Unterzeichners. Das schützt Sie vor Streitigkeiten über die Gültigkeit.

Bewahren Sie Unterlagen auf. Speichern Sie Kopien unterschriebener Dokumente zusammen mit Nachweisen der Identitätsprüfung, Zeitstempeln und Prüfprotokollen. Das stärkt die Beweiskraft, falls eine Unterschrift jemals angefochten wird.

Eine Unterschrift wird ungültig, wenn ihr die Individualität fehlt, sie nicht ernst gemeint war, unter Zwang geleistet wurde, von einer Person ohne Vertretungsbefugnis stammt oder die spezifischen Formerfordernisse für den jeweiligen Dokumenttyp nicht erfüllt.

Für die meisten alltäglichen Geschäftsdokumente sind sowohl handschriftliche als auch elektronische Unterschriften uneingeschränkt gültig. Das Risiko der Ungültigkeit steigt, wenn Unternehmen die falsche Signaturart für Dokumente verwenden, die bestimmte gesetzliche Formerfordernisse haben.

Der einfachste Weg, ungültige Unterschriften in Ihrem Unternehmen zu vermeiden, ist die Nutzung einer vertrauenswürdigen E-Signatur-Plattform, die automatisch die richtige Signaturstufe anwendet, die Identität des Unterzeichners verifiziert und ein vollständiges Prüfprotokoll für jedes Dokument erstellt. So haben Sie im Falle einer Anfechtung die nötigen Nachweise zur Hand.