Eine Faksimile-Unterschrift ist eine originalgetreue Nachbildung einer handschriftlichen Unterschrift. Sie erfüllt nicht die Schriftform nach § 126 BGB – mit wichtigen Ausnahmen.
Eine Faksimile-Unterschrift ist eine originalgetreue Nachbildung einer handschriftlichen Unterschrift, meist in Form eines Stempels, Druckbilds oder einer digitalen Bilddatei. Sie erfüllt nicht die Schriftform nach § 126 BGB und ist daher für Verträge mit Schriftformerfordernis nicht rechtsgültig. Im Geschäftsalltag begegnet das Faksimile regelmäßig – bei Serienbriefen, Newslettern und internen Rundschreiben. Dieser Ratgeber erklärt, wann es eingesetzt werden darf, welche Risiken bestehen und warum elektronische Signaturen in den meisten Fällen die bessere Alternative sind.
Was ist ein Faksimile?
Der Begriff „Faksimile" stammt aus dem Lateinischen „fac simile", was „mache es ähnlich" bedeutet. Ein Faksimile ist eine originalgetreue Nachbildung eines Dokuments, einer Handschrift oder einer Unterschrift. Der Begriff wird seit Jahrhunderten verwendet, ursprünglich für die Vervielfältigung historischer Manuskripte und Urkunden.
Im heutigen Geschäftsverkehr bezieht sich „Faksimile" fast ausschließlich auf die faksimilierte Unterschrift: eine Kopie einer handschriftlichen Unterschrift, die mechanisch oder digital reproduziert wird.
Eine Faksimile-Unterschrift kann auf verschiedene Arten erstellt werden:
Stempel. Die häufigste Form. Die handschriftliche Unterschrift wird als Vorlage für einen Stempel verwendet. Der Stempel wird auf Dokumente aufgedrückt und erzeugt ein Abbild der Originalunterschrift.
Druck. Die Unterschrift wird eingescannt und als Bild in Dokumente eingefügt, die dann gedruckt werden. Häufig bei Serienbriefen und Massenaussendungen.
Digitale Bilddatei. Die Unterschrift wird als Bilddatei (PNG, JPG) gespeichert und in digitale Dokumente eingefügt. Dies ist technisch gesehen ebenfalls ein Faksimile.
Alle drei Varianten haben eines gemeinsam: Es handelt sich um eine Reproduktion, nicht um eine eigenhändige Unterschrift.
Wie wird eine Faksimile-Unterschrift erstellt?
Die Erstellung ist unkompliziert:
- Unterschreiben Sie auf einem weißen Blatt Papier mit einem kräftigen, dunklen Stift
- Scannen Sie die Unterschrift ein oder fotografieren Sie sie mit dem Smartphone
- Bearbeiten Sie das Bild: Hintergrund entfernen, Kontrast anpassen, Ränder zuschneiden
- Für einen Stempel: Geben Sie die Bilddatei bei einem Stempelhersteller in Auftrag
- Für digitale Dokumente: Speichern Sie die Datei als PNG mit transparentem Hintergrund und fügen Sie sie bei Bedarf in Word, PDF oder E-Mail-Vorlagen ein
Wichtig: Eine Faksimile-Unterschrift ist keine eigenhändige Unterschrift. Wer ein Faksimile erstellt, sollte sich bewusst sein, dass es nur für bestimmte Dokumenttypen geeignet ist.
Ist eine Faksimile-Unterschrift rechtsgültig?
Die Antwort hängt davon ab, ob das Dokument die Schriftform erfordert oder nicht.
Dokumente ohne Schriftformerfordernis
Für Dokumente, bei denen das Gesetz keine bestimmte Form vorschreibt, kann eine Faksimile-Unterschrift grundsätzlich verwendet werden. In Deutschland gilt der Grundsatz der Formfreiheit: Verträge können mündlich, schriftlich oder in jeder anderen Form geschlossen werden, sofern das Gesetz nichts anderes bestimmt.
Das bedeutet: Bei Serienbriefen, Newslettern, Werbeschreiben, internen Mitteilungen oder standardisierten Angeboten ohne besonderes Haftungsrisiko ist ein Faksimile in der Regel unproblematisch.
Dokumente mit Schriftformerfordernis
Für Dokumente, die nach § 126 BGB die Schriftform erfordern, ist eine Faksimile-Unterschrift nicht rechtsgültig. § 126 Abs. 1 BGB verlangt eine eigenhändige Namensunterschrift. Ein Faksimile ist keine eigenhändige Unterschrift, sondern lediglich eine Kopie, und erfüllt diese Anforderung nicht.
Dokumente, die zwingend die Schriftform erfordern:
- Kündigung von Arbeitsverhältnissen (§ 623 BGB)
- Befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
- Bürgschaftserklärungen (§ 766 BGB)
- Gewerbliche Mietverträge über ein Jahr (§ 550 BGB)
- Verbraucherdarlehensverträge (§ 492 BGB)
- Arbeitszeugnisse (§ 630 BGB)
- Vollmachten in bestimmten Fällen
- Patientenverfügungen
Wer diese Dokumente mit einem Faksimile-Stempel unterschreibt, riskiert die Unwirksamkeit des gesamten Dokuments. Der Formmangel kann im Streitfall dazu führen, dass der Vertrag als nicht geschlossen gilt.
Risiken der Faksimile-Unterschrift
Neben der eingeschränkten Rechtsgültigkeit birgt die Verwendung eines Faksimiles weitere Risiken.
Missbrauchsgefahr. Ein Faksimile-Stempel oder eine digitale Bilddatei kann von jeder Person verwendet werden, die Zugang dazu hat. Es gibt keinen Nachweis darüber, wer die Unterschrift tatsächlich angebracht hat. Im schlimmsten Fall kann ein Faksimile ohne Wissen und Zustimmung des Inhabers eingesetzt werden.
Geringe Beweiskraft. Vor Gericht hat eine Faksimile-Unterschrift eine deutlich geringere Beweiskraft als eine eigenhändige Unterschrift. Der Unterzeichner kann bestreiten, das Dokument jemals gesehen oder autorisiert zu haben, und die Gegenseite hat kaum Möglichkeiten, das Gegenteil zu beweisen.
Kein Manipulationsschutz. Ein Faksimile schützt weder das Dokument noch die Unterschrift vor nachträglicher Veränderung. Es gibt keinen Nachweis darüber, ob der Inhalt des Dokuments nach dem Anbringen der Unterschrift verändert wurde.
Verwechslungsgefahr mit echten Unterschriften. Ein gut gemachtes Faksimile ist auf den ersten Blick nicht von einer echten Unterschrift zu unterscheiden. Das kann im Geschäftsverkehr zu Verwirrung führen, wenn der Empfänger davon ausgeht, eine eigenhändige Unterschrift zu sehen.
Faksimile-Unterschrift vs. elektronische Signatur
Eine Faksimile-Unterschrift und eine elektronische Signatur werden oft verwechselt, sind aber grundlegend unterschiedlich.
| Merkmal | Faksimile-Unterschrift | Elektronische Signatur (EES) |
|---|---|---|
| Was es ist | Kopie/Nachbildung einer handschriftlichen Unterschrift | Elektronische Daten, die den Willen zur Unterzeichnung ausdrücken |
| Rechtsgrundlage | Keine spezifische Regelung | eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 |
| Erfüllt Schriftform (§ 126 BGB) | Nein | Nein (nur QES erfüllt § 126 BGB) |
| Gültig ohne Schriftformerfordernis | Ja, eingeschränkt | Ja, mit höherer Rechtssicherheit |
| Beweiskraft | Sehr gering | Gering bis mittel (abhängig von Audit-Trail) |
| Identifikation des Unterzeichners | Nicht möglich | Möglich (über Audit-Trail: IP, Gerät, Zeitstempel) |
| Manipulationsschutz | Nein | Ja (bei E-Signatur-Plattformen mit Integritätsprüfung) |
| Nachvollziehbarkeit | Nein | Ja (Prüfprotokoll dokumentiert jede Aktion) |
Der entscheidende Unterschied: Eine elektronische Signatur erfasst nachweisbar, wer wann und von wo unterschrieben hat. Ein Faksimile kann diese Informationen nicht liefern.
Selbst eine Einfache elektronische Signatur (EES), die niedrigste Stufe nach der eIDAS-Verordnung, bietet in Kombination mit einem lückenlosen Prüfprotokoll eine deutlich höhere Beweiskraft als jede Faksimile-Unterschrift.
Wichtig: Eine EES erfüllt ebenso wie ein Faksimile nicht die Schriftform nach § 126 BGB. Für Dokumente mit Schriftformerfordernis ist ausschließlich eine eigenhändige Unterschrift auf Papier oder eine Qualifizierte elektronische Signatur (QES) zulässig. FlickSign erstellt Einfache elektronische Signaturen (EES), die für die Mehrheit der alltäglichen Geschäftsdokumente ohne Schriftformerfordernis rechtsgültig und ausreichend sind.
Wann ist ein Faksimile sinnvoll?
Trotz der Einschränkungen gibt es Anwendungsfälle, in denen ein Faksimile nach wie vor seine Berechtigung hat:
Massenschreiben und Serienbriefe. Wenn Tausende von Werbeschreiben, Kundenanschreiben oder Informationsbriefen eine persönliche Note erhalten sollen, ist ein Faksimile effizient. Die Empfänger wissen in der Regel, dass es sich um keinen individuell unterschriebenen Brief handelt.
Interne Rundschreiben. Mitteilungen der Geschäftsführung an die Belegschaft, die informativen Charakter haben und keine rechtliche Bindung erzeugen sollen.
Grußkarten und repräsentative Schreiben. Weihnachtskarten, Jubiläumsschreiben oder Einladungen, bei denen die Unterschrift rein dekorativen Charakter hat.
Vordrucke und Formulare. Standardisierte Formulare, auf denen der Name des Verantwortlichen bereits vorgedruckt ist.
Für alle anderen Geschäftsdokumente, insbesondere Verträge, Vereinbarungen und Dokumente mit Haftungsrisiko, ist ein Faksimile nicht empfehlenswert.
Warum eine elektronische Signatur die bessere Alternative ist
Für Unternehmen, die regelmäßig Dokumente unterschreiben lassen, bietet eine elektronische Signatur gegenüber dem Faksimile klare Vorteile:
Nachvollziehbarkeit. Jede Unterschrift wird durch ein Prüfprotokoll dokumentiert: wer unterschrieben hat, wann, von welcher IP-Adresse und mit welchem Gerät.
Manipulationsschutz. Das Dokument wird nach der Unterzeichnung durch eine kryptografische Prüfsumme (SHA-256) geschützt. Jede nachträgliche Änderung ist erkennbar.
Rechtssicherheit. Elektronische Signaturen sind nach der eIDAS-Verordnung in der gesamten EU rechtlich anerkannt. Ein Faksimile hat keine vergleichbare Rechtsgrundlage.
Kein Missbrauchsrisiko. Die Unterschrift ist an eine verifizierte Person gebunden, nicht an einen Stempel oder eine Bilddatei, die jeder verwenden könnte.
Kein Medienbruch. Das Dokument wird digital erstellt, digital unterschrieben und digital gespeichert. Kein Drucken, Stempeln, Scannen oder Versenden per Post.
Häufig gestellte Fragen
Der Begriff stammt aus dem Lateinischen „fac simile" und bedeutet „mache es ähnlich". Ein Faksimile ist eine originalgetreue Nachbildung eines Dokuments, einer Handschrift oder einer Unterschrift.
Für Dokumente ohne Schriftformerfordernis kann sie grundsätzlich verwendet werden. Für Dokumente, die die Schriftform nach § 126 BGB verlangen (z. B. Kündigungen, Bürgschaften, befristete Arbeitsverträge), ist sie nicht rechtsgültig.
Ein Faksimile ist bei genauer Betrachtung an gleichmäßiger Farbgebung und fehlenden Druckvariationen erkennbar. Eine echte handschriftliche Unterschrift weist unterschiedliche Druckstärken, Tintenverteilung und individuelle Unregelmäßigkeiten auf, die ein Stempel oder Druckbild nicht reproduzieren kann.
Eine eingescannte Unterschrift in einer E-Mail ist technisch ein Faksimile. Sie hat für formlose Korrespondenz keine rechtlichen Konsequenzen, bietet aber keinerlei Beweiskraft. Für geschäftliche Dokumente, die eine Unterschrift erfordern, ist eine E-Signatur-Plattform die sicherere Wahl.
Ein Faksimile ist eine reine Bildkopie einer Unterschrift ohne Identifikation, Prüfprotokoll oder Manipulationsschutz. Eine elektronische Signatur nach eIDAS ist ein rechtlich geregeltes Verfahren, das den Unterzeichner identifiziert, jede Aktion protokolliert und das Dokument gegen Veränderung schützt.
Der Stempel kann von jeder Person verwendet werden, die Zugang dazu hat. Es gibt keinen Nachweis, wer den Stempel tatsächlich benutzt hat. Bei Missbrauch haftet unter Umständen der Inhaber des Stempels, selbst wenn er die Nutzung nicht autorisiert hat.
Technisch ja. Sowohl ein Faksimile als auch eine eingescannte Unterschrift sind Reproduktionen einer handschriftlichen Unterschrift. Beide haben die gleichen rechtlichen Einschränkungen und Risiken.
Fazit
Eine Faksimile-Unterschrift hat ihren Platz bei Massenschreiben, Newslettern und repräsentativer Korrespondenz. Für alles, was darüber hinausgeht – insbesondere Verträge, Vereinbarungen und Dokumente mit Haftungsrisiko – ist sie weder sicher noch rechtlich belastbar.
Die Alternative ist eine elektronische Signatur, die nachvollziehbar dokumentiert, wer wann unterschrieben hat, und das Dokument gegen nachträgliche Manipulation schützt. FlickSign erstellt einfache elektronische Signaturen (EES) nach der eIDAS-Verordnung, die für die Mehrheit der alltäglichen Geschäftsdokumente rechtsgültig sind. DSGVO-konform, mit lückenlosem Prüfprotokoll und gehostet in Deutschland.
Artikel mit KI zusammenfassen:
FlickSign Team
FlickSign entwickelt kostenlose Online-Tools und eine E-Signatur-Plattform für Unternehmen und Privatpersonen – DSGVO-orientiert, mit Blick auf eIDAS und Angeboten mit Hosting in Deutschland. Mehr zum Thema Unterschrift und Verträge finden Sie bei PDF unterschreiben und in unserem Ratgeber-Blog.
