Eingescannte Unterschrift: Wann ist sie rechtsgültig und wann nicht?

Wer fragt, ob eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig ist, stellt eigentlich zwei Fragen gleichzeitig. Die Antworten fallen unterschiedlich aus.

Rechtsgültigkeit bedeutet: Der Vertrag kommt wirksam zustande. Die Parteien sind an ihre Erklärungen gebunden, und es entstehen Rechte und Pflichten. Ob eine eingescannte Unterschrift dafür ausreicht, hängt allein davon ab, ob das Gesetz für das betreffende Dokument eine bestimmte Form vorschreibt.

Beweiskraft bedeutet: Wie stark kann die Unterschrift als Beweis dienen, wenn die andere Partei bestreitet, jemals unterschrieben zu haben? Hier geht es nicht um die Frage, ob der Vertrag besteht, sondern darum, ob Sie das vor Gericht nachweisen können.

Die eingescannte Unterschrift hat eine besondere Schwäche: Sie kann rechtsgültig sein, bietet aber fast keine Beweiskraft. Der Vertrag existiert, doch wenn jemand behauptet, nie unterschrieben zu haben, stehen Sie mit einem Bild, das jeder hätte einfügen können, ziemlich schlecht da.

Was das vor Gericht bedeutet

Dieser Unterschied hat konkrete prozessuale Konsequenzen. Das deutsche Zivilprozessrecht unterscheidet zwei Beweisstandards:

Gesetzliche Beweisregel (§ 416 ZPO). Eine eigenhändige Unterschrift auf Papier gilt als Privaturkunde. Sie begründet vollen Beweis dafür, dass die enthaltene Erklärung vom Aussteller stammt. Der Richter muss das anerkennen, sofern die Echtheit der Unterschrift nicht substantiiert bestritten wird. Die Gegenseite trägt die Beweislast für eine Fälschung.

Freie richterliche Beweiswürdigung (§ 286 ZPO). Ein Dokument mit eingescannter Unterschrift ist keine Urkunde im Sinne der ZPO, sondern ein sogenanntes Augenscheinsobjekt. Es unterliegt der freien Beweiswürdigung des Gerichts. Das heißt: Der Richter kann nach eigenem Ermessen entscheiden, ob er dem Dokument glaubt oder nicht. Es gibt keinen gesetzlichen Beweiswert.

In der Praxis bedeutet das: Mit einer eigenhändigen Unterschrift auf Papier haben Sie einen gesetzlich garantierten Beweis. Mit einer eingescannten Unterschrift haben Sie ein Indiz, das der Richter nach eigenem Ermessen bewerten kann.

In Deutschland gilt der Grundsatz der Formfreiheit. Die meisten Verträge können in jeder beliebigen Form geschlossen werden. Solange beide Parteien sich einig sind und keine gesetzliche Formvorschrift greift, ist der Vertrag wirksam, auch mit einer eingescannten Unterschrift.

Eine eingescannte Unterschrift in einem PDF oder Word-Dokument gilt nach der eIDAS-Verordnung als Einfache elektronische Signatur (EES). Nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt.

Beispiele, bei denen eine eingescannte Unterschrift ausreicht:

• Einfache Kaufverträge zwischen Unternehmen
• Dienstleistungsverträge ohne besondere Formvorschrift
• Angebote und Auftragsbestätigungen
• Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
• Interne Freigaben und Genehmigungen
• Bestellungen und Liefervereinbarungen
• Unbefristete Arbeitsverträge (seit BEG IV 2025 sogar in Textform möglich)

Für bestimmte Dokumente schreibt das Gesetz die Schriftform nach § 126 BGB vor. § 126 Abs. 1 BGB verlangt eine eigenhändige Namensunterschrift. Das Wort „eigenhändig" schließt jede Form der mechanischen oder digitalen Reproduktion aus. Eine eingescannte Unterschrift ist eine Reproduktion und erfüllt diese Anforderung nicht.

Die Folge bei einem Verstoß: Das Rechtsgeschäft kann nichtig sein. Nicht anfechtbar, nicht heilbar, sondern von Anfang an unwirksam.

Die Grenzen der eingescannten Unterschrift sind nicht nur Theorie. Drei Urteile aus den letzten Jahren zeigen die konkreten Konsequenzen.

LAG Berlin-Brandenburg, 16. März 2022 (Az. 23 Sa 1133/21)

Eine Frau arbeitete über mehrere Jahre als Messehostess für einen Personalverleiher. In dieser Zeit schloss sie mehr als 20 kurzfristig befristete Arbeitsverträge ab. Jeder einzelne Vertrag wurde ihr per E-Mail mit einer eingescannten Unterschrift des Geschäftsführers zugesendet. Sie unterschrieb jeweils handschriftlich und schickte den Vertrag per Post zurück.

Das Landesarbeitsgericht stellte fest: Die eingescannte Unterschrift des Arbeitgebers erfüllt das Schriftformerfordernis nach § 14 Abs. 4 TzBfG i.V.m. § 126 BGB nicht. Da es sich bei einem Scan um eine mechanische Vervielfältigung handelt, fehlt die Eigenhändigkeit. Die Befristungsabrede war nichtig. Der Vertrag wurde als unbefristet behandelt. (Quelle: Haufe)

LAG München, 28. Oktober 2021

Ein Arbeitgeber sprach eine Kündigung aus. Weil er die Adresse des Arbeitnehmers nicht kannte, fotografierte er das Kündigungsschreiben und versendete es als Bild über WhatsApp. Der Arbeitnehmer war am gleichen Tag betrunken zur Arbeit erschienen.

Das Gericht machte keine Ausnahme: Die Kündigung per WhatsApp war unwirksam. § 623 BGB verlangt für Kündigungen die Schriftform. Ein Foto einer Unterschrift, egal über welchen Kanal versendet, erfüllt diese Form nicht. Auch die Dringlichkeit der Situation änderte daran nichts.

VG Hamburg, 2024 – Widerspruch mit eingescannter Unterschrift per E-Mail

Ein Unternehmen erhielt eine behördliche Betriebsuntersagung und wollte dagegen Widerspruch einlegen. Der Widerspruch wurde per E-Mail eingereicht, versehen mit einer eingescannten Unterschrift. Zusätzlich wurde das Dokument auch mit einer digitalen iPad-Signatur versehen und per Post nachgereicht.

Das Verwaltungsgericht Hamburg erklärte den Widerspruch für unwirksam. Weder die eingescannte Unterschrift per E-Mail noch die iPad-Signatur erfüllten die gesetzlichen Formerfordernisse. Da die Widerspruchsfrist abgelaufen war, wurde der Bescheid bestandskräftig. Das Gericht stellte außerdem klar: Die Behörde war nicht verpflichtet, das Unternehmen auf die Formmängel hinzuweisen. (Quelle: RA Kotz)

Was Unternehmen aus diesen drei Urteilen lernen: Die Risiken einer eingescannten Unterschrift beschränken sich nicht auf das Arbeitsrecht. Auch bei behördlichen Verfahren, gerichtlichen Fristen und Verwaltungsakten kann eine eingescannte Unterschrift dazu führen, dass Fristen unwiederbringlich versäumt werden.

Am 1. Januar 2025 ist das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) in Kraft getreten. Es hat einige Formvorschriften im Arbeitsrecht gelockert, andere bewusst nicht.

Was sich geändert hat

Unbefristete Arbeitsverträge können seit dem 1. Januar 2025 in Textform nach § 126b BGB abgeschlossen werden. Die Textform erfordert keine Unterschrift, sondern lediglich die lesbare Benennung des Erklärenden. Ein Arbeitsvertrag als PDF-Anhang per E-Mail, versehen mit dem lesbaren Namen des Vertretungsberechtigten, ist damit wirksam. Das gilt auch für Änderungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen.

Arbeitszeugnisse können seit 2025 in elektronischer Form mit einer QES ausgestellt werden, sofern der Mitarbeitende zustimmt.

Elternzeitanträge und Pflegezeitverlangen können ebenfalls in Textform gestellt werden.

Was sich NICHT geändert hat

Befristete Arbeitsverträge unterliegen weiterhin der strengen Schriftform nach § 14 Abs. 4 TzBfG. Eine eingescannte Unterschrift reicht nach wie vor nicht aus.

Kündigungen und Aufhebungsverträge bleiben nach § 623 BGB an die Schriftform gebunden. Die elektronische Form ist hier sogar ausdrücklich ausgeschlossen. Selbst eine QES genügt nicht.

Bürgschaften (§ 766 BGB), Verbraucherdarlehen (§ 492 BGB) und gewerbliche Mietverträge über ein Jahr (§ 550 BGB) erfordern weiterhin die Schriftform.

Selbst wenn ein Dokument keine Schriftform erfordert und die eingescannte Unterschrift rechtsgültig ist, bleibt das Kernproblem: Im Streitfall ist sie kaum etwas wert.

Keine Identifikation. Die Bilddatei beweist nicht, wer sie in das Dokument eingefügt hat. Jede Person mit Zugang zur Datei könnte das gewesen sein.

Kein Zeitnachweis. Wann die Unterschrift eingefügt wurde, lässt sich nicht verlässlich feststellen. Dateimetadaten können nachträglich verändert werden.

Kein Manipulationsschutz. Ein PDF oder Word-Dokument kann nach dem Einfügen der Unterschrift ohne Weiteres verändert werden.

Augenscheinsobjekt statt Urkunde. Vor Gericht wird ein Dokument mit eingescannter Unterschrift nicht als Urkunde nach § 416 ZPO behandelt, sondern als Augenscheinsobjekt. Es unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung nach § 286 ZPO. Der Richter kann selbst entscheiden, ob er dem Dokument Beweiskraft zubilligt oder nicht.

Zum Vergleich: Bei einer eigenhändigen Unterschrift auf Papier greift die gesetzliche Beweisregel des § 416 ZPO automatisch. Der Richter muss anerkennen, dass die Erklärung vom Unterzeichner stammt, sofern die Echtheit nicht substantiiert bestritten wird. Diese gesetzliche Vermutung fehlt bei eingescannten Unterschriften vollständig.

Beide erzeugen eine Einfache elektronische Signatur (EES). Der Unterschied liegt nicht in der Signaturart, sondern in der Beweiskraft.

Eine über FlickSign erstellte Unterschrift ist eine Einfache elektronische Signatur (EES) nach der eIDAS-Verordnung. Der entscheidende Vorteil gegenüber einer eingescannten Unterschrift: Das Prüfprotokoll, die kryptografische Prüfsumme (SHA-256) und das Fertigstellungszertifikat dokumentieren nachweisbar, wer wann unterschrieben hat und dass das Dokument danach nicht verändert wurde.

Wichtig: Auch eine EES über eine E-Signatur-Plattform erfüllt nicht die Schriftform nach § 126 BGB. Für Dokumente mit Schriftformerfordernis ist weiterhin eine eigenhändige Unterschrift auf Papier oder eine QES erforderlich. FlickSign erstellt Einfache elektronische Signaturen (EES), die für die Mehrheit der alltäglichen Geschäftsdokumente ohne Schriftformerfordernis rechtsgültig und ausreichend sind.

Eine eingescannte Unterschrift ist für den Großteil der alltäglichen Geschäftsdokumente rechtsgültig. Das Problem liegt nicht bei der Gültigkeit, sondern bei der Beweiskraft. Vor Gericht wird ein Dokument mit eingescannter Unterschrift nicht als Urkunde behandelt, sondern als Augenscheinsobjekt, und der Richter entscheidet frei, ob er ihm glaubt.

Für Dokumente mit Schriftformerfordernis ist sie schlicht unzulässig. Drei Gerichtsurteile haben in den letzten Jahren gezeigt, dass Gerichte hier keine Ausnahmen machen, weder im Arbeitsrecht noch bei behördlichen Verfahren.

Wer Dokumente regelmäßig digital unterschreiben lässt, fährt mit einer E-Signatur-Plattform besser. Die Signaturart ist dieselbe (EES), aber die Beweiskraft ist durch Prüfprotokoll, kryptografische Prüfsumme (SHA-256) und Fertigstellungszertifikat um ein Vielfaches höher. DSGVO-konform, eIDAS-konform und gehostet in Deutschland.